IDK Kleinjohann

Kommunikation auf digitalen
Grundpfeilern tragfähig machen

crm, office365, new-work

Die einen lassen sich durch Krisen entmutigen. Die anderen begreifen sie als Chance, um sich zu verbessern und lange ins Auge gefasste Digitalisierungsvorhaben in die Tat umzusetzen. Die IDK Kleinjohann gehört zu letzterer Kategorie und ist nicht nur planungsversiert in Bezug auf ihr Kerngeschäft, die Tragwerksplanung. Auch die eigenen Kommunikationsstränge sollen auf tragfähigen Grundpfeilern stehen, damit die (digitale) Zukunft gesichert ist.

Ausgangssituation
Aktuell ist gute Kommunikation so wichtig und erfolgsrelevant wie nie zuvor. Durch verstärktes Arbeiten im Home Office und die vermehrte Nutzung digitaler Kanäle anstelle des persönlichen Gesprächs hat auch die IDK Verbesserungspotenziale in der eigenen internen wie externen Kommunikation identifiziert. Zum einen fehlte ein gemeinsamer Datenbestand, denn jeder Mitarbeiter pflegte relevantes Wissen über Kunden und Projekte dezentral in Outlook, einer eigenen Excel, dem analogen Fileserver oder im Smartphone. Die Folge: ein von Dubletten und unvollständigen Datensätzen geprägter Kundendatenbestand. Zum anderen bedurfte es einer Bündelung der Kommunikation unter den Mitarbeitenden, die über viele Kanäle und in unstrukturierter Form für unnötig hohe und ineffiziente Abstimmungsaufwande sorgten.

Lösung
Da die IDK Kommunikation nahezu ausschließlich über Microsoft Outlook und Excel steuerte, entschied sich das Unternehmen für eine Erweiterung ihrer bestehenden Microsoft-Umgebung. Als Basis wurde zunächst eine Migration auf Outlook 365 durchgeführt, um die E-Mail-Kommunikation auf den neuesten, technischen Stand zu heben. Im nächsten Schritt wurde Microsoft Teams für die mitarbeiterinterne Zusammenarbeit eingeführt, gefolgt von Dynamics 365 CRM für die Zentralisierung von Kundendatensätzen. Für die Optimierung des Terminmanagements wurden weiterhin Prozesse mittels Power Automate eingeführt. Das Projekt umfasste eine individuelle Anpassung der neuen Lösung an die Prozesse der IDK, die Bereinigung und Migration der Bestandsdaten sowie eine Anwenderschulung zum gewinnbringenden Umgang mit Microsoft Teams und CRM. Die Anbindung an Outlook und Sharepoint ermöglicht das Verknüpfen der Datensätze mit Terminen oder zugehörigen Dokumenten.

Nutzen
Mit der Verbindung aus Microsoft Teams und Dynamics CRM hat IDK die optimale Lösung gefunden, die beiden wichtigsten Kommunikationsstränge des Unternehmens auf einer Plattform zu digitalisieren: Dank Microsoft Teams steht allen Mitarbeitenden nun ein gemeinsames Kommunikations- und Zusammenarbeitstool zur Verfügung. Im Sinne der Kundenbetreuung hat sich die Transparenz über Projekte und die Effizienz der Bearbeitung dieser deutlich verbessert.

Die IDK über T-Systems Multimedia Solutions

„Mit der O365- und CRM Expertise der TSMMS ist es gelungen, in kürzester Zeit rund 90 Kolleginnen und Kollegen an fünf Standorten in Deutschland und Südosteuropa zu verbinden, so dass die interne Kollaboration wie auch die Kommunikation mit unseren Kunden auf eine neue, gemeinsame digitale Ebene gehoben werden konnte. Alle Daten und Informationen sind in Echtzeit von überall aus abrufbar. Die neue Art der Kollaboration generiert Mehrwerte für unser Kerngeschäft und stärkt die Projektarbeit untereinander enorm, so dass wir Bestleistungen für unsere Kunden jederzeit erbringen können.
Ermöglicht wurde dies durch die partnerschaftliche und sehr gute Zusammenarbeit mit dem Expertenteam von T-Systems Multimedia Solutions, die uns nicht nur lösungsorientiert mit digitaler Expertise beraten haben, sondern durch das Verständnis unserer Geschäftsprozesse auch die wirtschaftlich effizienteste Umsetzung mit uns erarbeitet haben. Insbesondere in der Ausnahmesituation dieses Jahres mit der Covid-19 Pandemie, die uns alle vor große Herausforderungen gestellt hat, ist uns umso mehr bewusst geworden, dass T-Systems Multimedia Solutions als starker und verlässlicher Digitalisierungspartner die absolut richtige Wahl für uns war.“

Friederike Buchheister, CAO, IDK Kleinjohann GmbH & Co. KG Köln

Über die IDK

Die IDK Kleinjohann GmbH & Co. KG bildet gemeinsam mit den weiteren operativen Gesellschaften der WSK Ingenieure Berlin GmbH und der WSK Ingenieure Düsseldorf GmbH, der ConTec d.o.o. Zagreb sowie der ConTec d.o.o. Sarajewo einen Unternehmensverbund mit über 90 Mitarbeitern, der deutschlandweit und über die Grenzen hinweg Hochbauprojekte jeder Art und Größe plant. Die Klammer über diese operativen Gesellschaften bildet die EDD Engineering & Digital Design Service GmbH als Holding, welche gewährleistet, dass die identischen Anforderungen im administrativen Bereich sowie an die Bedürfnisse bezüglich der Innovation und Entwicklung umgesetzt werden. Des Weiteren ist die EDD das Bindeglied, stellt insbesondere Standardisierung im Unternehmensverbund sicher und sorgt für die Verknüpfung der Standortunternehmen mit dem Ausland. IDK, WSK und ConTec verstehen sich dabei ganzheitlich als Dienstleistungsunternehmen, deren Fokus auf höchster Bearbeitungsqualität und innovativer Tragwerksplanung liegt.