New Work im Klinikalltag

Change-Begleitung und Webex-Rollout

Um den Ist-Zustand der Kommunikationsstrukturen zu erkennen und die genauen Bedarfe der Mitarbeitenden zu identifizieren, führte das Team der Telekom MMS zuerst einen Workshop mit den relevanten Stakeholdern durch. Da der Rollout von Webex als Kollbaborations- und Meetingtool bereits feststand, ging es nun darum, die richtigen Change-Maßnahmen abzuleiten, um eine ideale User Journey zu ermöglichen.

Die Umstellung von der gewohnten, analogen Arbeitsweise auf ein neues, digitales Tool mit neuen Prozessen kann herausfordernd für Mitarbeitende sein. Um dem entgegenzuwirken, haben die Fachkräfte der Telekom MMS verschiedene Schulungsmaßnahmen und Trainingsangebote entwickelt, die den Besonderheiten des Klinikumfelds gerecht werden. Zudem standen den Mitarbeitenden offene Sprechstunden und unterstützendes Informationsmaterial zur Verfügung, damit sie im Umgang mit dem neuen Tool und unter der Einhaltung der Sicherheitsanforderungen in eine souveräne Arbeitsroutine kommen.

Da die verschiedenen Klinik- und Verwaltungsbereiche unterschiedliche Anforderungen an ein solches Kommunikationstool haben, hat das Team außerdem zielgruppenspezifische User Journeys erstellt, die den Arbeitsalltag mit Webex veranschaulichen. Diese basierten auf Interviews und Alltagsbegleitungen, die mit den zuvor identifizierten Zielgruppen durchgeführt wurden.

Dieses Vorgehen garantiert, dass alle Mitarbeitenden – ärztliches Fach- & Pflegepersonal, Verwaltung, Management – den Mehrwert des Tools und die unterschiedlichen Anwendungsfälle in ihrem Arbeitsalltag erkennen. Damit auch über den Rollout hinaus jederzeit Ansprechpartner*innen intern mit Rat und Tat zur Seite stehen können, wurden Multiplikatoren und Multiplikatorinnen unter den Mitarbeitenden ausgebildet.

Schnell und sicher abgestimmt

Durch die anwendungsbezogenen und zielgruppenspezifischen Schulungen waren die Mitarbeitenden sehr schnell in der Lage, Webex in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Die Begleitung im gesamten Change-Prozess und die kontinuierliche Unterstützung haben erfolgreich dazu beigetragen, dass die Mitarbeitenden nun mit den digitalen Abstimmungs- und Austauschmöglichkeiten effizienter arbeiten können. Die Exzellenz, die sich in der Gesundheitsversorgung zeigt, findet nun dank einer zeitgemäßen, digitalen Kommunikation auch in den Verwaltungsprozessen statt. Es ist ein starkes Zeichen für die moderne Arbeitskultur und für die Mitarbeitenden, die mit der durch das Kollaborationstool geschaffenen digitalen Zusammenarbeit, sehr zufrieden sind.