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REUTER TECHNOLOGIE

Ausgetretene Pfade verlassen, neue Wege mit Microsoft Dynamics 365 Sales beschreiten

customer-experience, microsoft-dynamics

Das Mittelstandsunternehmen REUTER TECHNOLOGIE wird im passionierten Familienbetrieb durch Familie Reuter geführt. Langjährige, persönliche Beziehungen zum Kundenstamm des Herstellers von Kühllösungen zeichnet das Miteinander aus. Um die nächste Qualitätsstufe der Kundenbetreuung und Vertriebswirksamkeit zu erreichen, beschreitet REUTER TECHNOLOGIE neue Wege: die Digitalisierung des Vertriebsprozesses, unterstützt durch die Plattform Microsoft Dynamics 365 Sales.


  • Karl-Heinz Reuter, Inhaber und Geschäftsführer, REUTER TECHNOLOGIE GmbH

    „Mit dem Team von T-Systems MMS haben wir in einem kompetenten und angenehmen Dialog die individuellen Möglichkeiten von MS Dynamics 365 für unsere Belange sehr passgenau umgesetzt. Durch die Vernetzung mit weiteren CRM-Tools wurde zudem eine neue Qualität an Transparenz, Schnelligkeit und Kundennähe erreicht.“

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Referenz im Überblick


Aufgabe

Digitalisierung der Vertriebsprozesse und Einführung eines CRM-Systems

Lösung

Testen und Einführung der Plattform Microsoft Dynamics 365 Sales

Ergebnis

Alle Kundendaten und -interaktionen an einer zentralen Stelle dank Integration des CRM-Systems
MS Dynamics 365


  • Ausgangssituation

    Im Mittelstand steht das persönliche Beziehungsgefüge zwischen Kunden und Vertriebsmitarbeitern an oberster Stelle. Eingehende Kontakt- und Auftragsanfragen wurden vom Vertrieb bislang über Anrufe, E-Mails oder das Website-Formular entgegengenommen und individuell weiterbearbeitet. Überwiegend wurden diese Kontakte mit Hilfe von Microsoft Outlook und Excel-Listen verwaltet und weiterentwickelt. Die Angebotserstellung mündete schließlich im ERP-System, den Versand übernahm wieder Microsoft Outlook. Die Herausforderungen bei diesem Vorgehen zeigten sich langsam, aber sicher und an verschiedenen Stellen: Das Wissen über den Verkaufsprozess lag in den Posteingängen verschiedener Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und konnte bei Nichtverfügbarkeit der betreffenden Personen nicht oder nur verspätet abgerufen werden. Im ERP-System konnten zwar Bestell-, aber nicht wie gewünscht die Kundenhistorien abgebildet werden, woraus sich zur Steigerung der Betreuungsqualität keine ausreichenden Rückschlüsse ziehen ließen. Nicht zuletzt plant REUTER TECHNOLOGIE, einen externen Dienstleister in den Vertriebsprozess enger einzubinden, was aufgrund der genannten Ausgangslage nicht ohne weiteres möglich war. Der Einsatz eines CRM-Systems sollte diese Herausforderungen in künftige Chancen verwandeln.

  • Lösung

    REUTER TECHNOLOGIE zeigte sich gegenüber der Digitalisierung seiner Vertriebsprozesse äußerst offen und aufgeschlossen und hatte aufgrund seiner Microsoft-geprägten Arbeitsumgebung bereits die Entscheidung getroffen, auf MS Dynamics 365 zu setzen. Nur der passende Partner zur Implementierung und Einführung fehlte dem Mittelstandsunternehmen noch. In einer initialen Beratung durch die T-Systems MMS wurde besprochen, wie der Leadprozess digital abgebildet werden kann und die gemeinsame Zusammenarbeit im Abschluss daran vertieft. Nachfolgend wurde der Leadprozess in einer Testumgebung von MS Dynamics 365 Sales angelegt und verprobt. Während der Testphase ergaben sich kleinere Anpassungsbedarfe, da REUTER TECHNOLOGIE kein Standard- oder Katalogwaren-Hersteller ist, sondern individuelle Kühlbaugruppen für seine Kunden fertigt. Nach dieser intensiven Testphase, in der die T-Systems MMS sehr flexibel auch die spezifischen Belange von REUTER TECHNOLOGIE umsetzen konnte, wurde der Prozess schließlich erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt und steht den Mitarbeitern der REUTER TECHNOLOGIE nun in seinem CI/CD zur Verfügung. Zu guter Letzt erfolgte die Integration von MS Outlook, um die dort ablaufende Kommunikation direkt in die Kundendatensätze im neuen CRM-System MS Dynamics 365 zu überführen.

  • Kundennutzen und Ausblick

    Alle Kundendaten und -interaktionen an einer zentralen Stelle vorzuhalten: Dieses Ziel hat REUTER TECHNOLOGIE nach Einführung der CRM-Plattform erreicht und damit Transparenz über den Status aller Leads und Verkaufschancen, die sich im Vertriebsprozess befinden, geschaffen. Durch die Verknüpfung mit den Angebotsinformationen aus dem ERP-System können Kunden- und Bestellhistorie zusammengeführt werden, wodurch eine einheitliche und transparente Sicht auf alle Vorgänge geschaffen ist. Nutzertrainings sowie individuelle Schulungsunterlagen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von REUTER TECHNOLOGIE, zum optimalen Umgang mit dem neuen System, runden die Einführung von MS Dynamics 365 ab.

    Die Reise von REUTER TECHNOLOGIE in die neuen Möglichkeiten von MS Dynamics 365 fängt damit jetzt erst richtig an: Durch die Abbildung des kompletten Vertriebsprozesses in MS Dynamics 365 und die nahtlose Integration mit weiteren Microsoft Produkten, wie Outlook, Teams und SharePoint, können nicht nur die internen und externen Kommunikationskanäle gewinnbringend zusammengeführt, sondern die kompletten Vertriebsaktivitäten und die daraus resultierenden Ergebnisse gemessen und entsprechend ausgewertet werden. Dadurch lassen sich in Zukunft leichter Optimierungspotenziale identifizieren, wodurch die Vertriebspower von REUTER TECHNOLOGIE noch weiter vorangetrieben wird.

Über REUTER TECHNOLOGIE

REUTER TECHNOLOGIE entwickelt individuelle Kühllösungen für anspruchsvolle Anwendungen in Hightech-Branchen. Innovative Fügetechnologien, hochpräzise Fertigungsverfahren sowie exzellentes Engineering zeichnen das Unternehmen aus. Insbesondere im Vakuumlöten gehört es zu den führenden Unternehmen weltweit. Zu den Kunden des Industriebetriebes zählen innovative Unternehmen und Entwicklungslabore aus der Halbleiterindustrie, der Dünnschichttechnik, der Photonik, Optik, Analytik, Sensorik sowie dem Maschinenbau.


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