Im Mittelstand steht das persönliche Beziehungsgefüge zwischen Kunden und Vertriebsmitarbeitern an oberster Stelle. Eingehende Kontakt- und Auftragsanfragen wurden vom Vertrieb bislang über Anrufe, E-Mails oder das Website-Formular entgegengenommen und individuell weiterbearbeitet. Überwiegend wurden diese Kontakte mit Hilfe von Microsoft Outlook und Excel-Listen verwaltet und weiterentwickelt. Die Angebotserstellung mündete schließlich im ERP-System, den Versand übernahm wieder Microsoft Outlook. Die Herausforderungen bei diesem Vorgehen zeigten sich langsam, aber sicher und an verschiedenen Stellen: Das Wissen über den Verkaufsprozess lag in den Posteingängen verschiedener Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und konnte bei Nichtverfügbarkeit der betreffenden Personen nicht oder nur verspätet abgerufen werden. Im ERP-System konnten zwar Bestell-, aber nicht wie gewünscht die Kundenhistorien abgebildet werden, woraus sich zur Steigerung der Betreuungsqualität keine ausreichenden Rückschlüsse ziehen ließen. Nicht zuletzt plant REUTER TECHNOLOGIE, einen externen Dienstleister in den Vertriebsprozess enger einzubinden, was aufgrund der genannten Ausgangslage nicht ohne weiteres möglich war. Der Einsatz eines CRM-Systems sollte diese Herausforderungen in künftige Chancen verwandeln.

Alle Kundendaten und -interaktionen an einer zentralen Stelle vorzuhalten: Dieses Ziel hat REUTER TECHNOLOGIE nach Einführung der CRM-Plattform erreicht und damit Transparenz über den Status aller Leads und Verkaufschancen, die sich im Vertriebsprozess befinden, geschaffen. Durch die Verknüpfung mit den Angebotsinformationen aus dem ERP-System können Kunden- und Bestellhistorie zusammengeführt werden, wodurch eine einheitliche und transparente Sicht auf alle Vorgänge geschaffen ist. Nutzertrainings sowie individuelle Schulungsunterlagen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von REUTER TECHNOLOGIE, zum optimalen Umgang mit dem neuen System, runden die Einführung von MS Dynamics 365 ab.

Die Reise von REUTER TECHNOLOGIE in die neuen Möglichkeiten von MS Dynamics 365 fängt damit jetzt erst richtig an: Durch die Abbildung des kompletten Vertriebsprozesses in MS Dynamics 365 und die nahtlose Integration mit weiteren Microsoft Produkten, wie Outlook, Teams und SharePoint, können nicht nur die internen und externen Kommunikationskanäle gewinnbringend zusammengeführt, sondern die kompletten Vertriebsaktivitäten und die daraus resultierenden Ergebnisse gemessen und entsprechend ausgewertet werden. Dadurch lassen sich in Zukunft leichter Optimierungspotenziale identifizieren, wodurch die Vertriebspower von REUTER TECHNOLOGIE noch weiter vorangetrieben wird.