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HDN

Digitale Mitgliederversammlung mit rechtssicherem Voting

new-work, streaming, nachhaltigkeit

Die Haftpflichtgemeinschaft Deutscher Nahverkehrs- und Versorgungsunternehmen (HDN) sichert als Solidargemeinschaft die Risiken ihrer Mitglieder gemeinsam ab. Um während der Corona-Pandemie die jährliche Mitgliederversammlung durchführen zu können, unterstützte T-Systems MMS den Versicherer bei seiner ersten digitalen Mitgliederversammlung mit einer Conferencing-Lösung, einem rechtssicheren Abstimmungstool und mit der Sicherstellung eines performanten, unterbrechungsfreien Streamings.


Nutzen für unseren Kunden


Revisionssichere und notariell beurkundete Abstimmung mit Votebox-Tool

Zeitersparnis durch Wegfall der Anreise und ortsunabhängige Online-Teilnahme per Video-Stream

Gesundheitsschutz und Kostenreduzierung durch digitale Event-Lösung

  • Aline Thomas, Hauptgeschäftsführerin der HDN

    „Für unsere digitale Mitgliederversammlung wollten wir keine Abstriche an unseren hohen Ansprüchen für die Veranstaltung machen. Dank der Zusammenarbeit mit T-Systems MMS ist dies gelungen. Wie fühlten uns bestens aufgehoben und betreut - von der ersten Beratung bis zur störungsfreien Durchführung der digitalen Versammlung. “

Referenz im Überblick


Aufgabe

Durchführung einer digitalen Konferenz in Form eines sicheren, performanten Video-Streams und einer revisionssicheren Abstimmung

Lösung

Professionelle Studioproduktion der Veranstaltung durch individuelle Anpassung der Conferencing-Lösung Webex und Einsatz von Votebox als Abstimmungstool

Ergebnis

Digitale, rechtssichere und ortsunabhängige Mitgliederversammlung unter Gewährleistung des Gesundheitsschutzes aller Teilnehmenden

  • Anforderungen

    Satzungsgemäße Mitgliederversammlung unter Pandemie-Bedingungen

    Wie können sich viele Menschen direkt miteinander austauschen und dabei gleichzeitig aus Gründen des Infektionsschutzes größtmöglichen Abstand halten? Auch die Haftpflichtgemeinschaft Deutscher Nahverkehrs- und Versorgungsunternehmen (HDN) stand während der Corona-Pandemie vor dieser Frage, als die satzungsgemäße jährliche Mitgliederversammlung anstand. Es lag daher nahe, das Meeting digital per Live-Stream durchzuführen. Wie von Präsenzveranstaltungen gewohnt, sollten die Mitglieder dabei jedoch auch miteinander diskutieren und – noch wichtiger – rechtssichere Beschlüsse fassen können. Für diese Aufgabe holte sich HDN die Streaming-Experten von T-Systems MMS ins Boot.
    Die Umsetzung des Projekts stellte jedoch auch die Projektmitarbeiter*innen von T-Systems MMS vor große Herausforderungen, denn die Einschränkungen aufgrund der Pandemie galten auch für sie.

  • Lösung

    Digitales Event mit WebEx und Votebox

    Um die Mitgliederversammlung der HDN digital durchführen zu können, hat sich T-Systems MMS für WebEx als technologische Basis entschieden. Das Tool hat sich für das Streaming von Konferenzen mit zahlreichen Teilnehmer*innen seit vielen Jahren bewährt. Es ist gut skalierbar und bietet somit eine solide Basis für stabile und performante Streams.
    Um Votings auch digital durchführen zu können, kam außerdem das Abstimmungstool Votebox zum Einsatz. Es zeichnet sich durch Revisionssicherheit aus, was eine notarielle Beurkundung der Abstimmungsergebnisse ermöglicht.

  • Nutzen

    Kostenersparnis und Gesundheitsschutz

    Dank der digital durchgeführten ordentlichen Mitgliederversammlung gelang es der HDN, die Vertreter*innen seiner Mitgliedsunternehmen keinem unnötigen Infektionsrisiko auszusetzen – weder bei der Anreise noch durch Kontakte vor Ort. Darüber hinaus sparte das Online-Meeting Kosten und Zeitaufwände für die Anreise der Teilnehmenden.
    T-Systems MMS ermöglichte mit dem Einsatz von WebEx, dass die gewohnten Vorträge und Diskussionen unterbrechungsfrei und performant stattfinden konnten. Mit dem Voteboxtool konnten darüber hinaus bindende Beschlüsse gefasst werden.
    Auch unter den schwierigen Bedingungen der Corona-Pandemie musste die HDN bei ihrer ersten Online-Mitgliederversammlung somit keine Abstriche im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen machen.

Über HDN

Die HDN, Haftpflichtgemeinschaft Deutscher Nahverkehrs- und Versorgungsunternehmen, wurde bereits 1903 gegründet und ist seitdem ausschließlich auf die Absicherung der besonderen Risiken von Verkehrs- und Versorgungsunternehmen spezialisiert. Zu den über 430 Mitgliedern gehören Verkehrs- und Versorgungsunternehmen, an denen die öffentliche Hand mindestens zu 50 % beteiligt ist. Unter dem Leitgedanken „Gemeinsamkeit ist unsere Stärke.“ sichern die Mitglieder ihre Schäden, die sich aus der Wahrnehmung ihrer Aufgaben ergeben, gegenseitig ab. Als kommunaler Schadenausgleich achtet die HDN auf niedrige Verwaltungskosten und Transparenz, um den Mitgliedern günstigen Deckungsschutz bieten zu können. Daher ist die Absicht, Gewinne zu erzielen, in der Satzung ausdrücklich ausgeschlossen. Somit setzt die HDN den ursprünglichen Gründungsgedanken, gleichartige Risiken ausschließlich kostendeckend abzusichern, unverändert um.


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