Das klassische „Nine-to-Five“-Büro hat ausgedient

„Neue Arbeitswelten erfolgreich etablieren"

Die Digitalisierung macht auch digitale Arbeitsstile und neue Arbeitswelten erforderlich, das klassische „Nine-to-Five“-Büro hat ausgedient. Wie Unternehmen bestenfalls mit den Prinzipen des „New Work“ umgehen und wie ihnen Technologie dabei helfen kann, wissen Anna Kopp, Director IT Germany bei Microsoft Deutschland und Ulrike Volejnik, Geschäftsbereichsleiterin der T-Systems Multimedia Solutions. Beide verbindet eine langjährige Zusammenabeit in der Entwicklung individueller Kommunikationslösungen für kundenspezifische Anforderungen.

Frau Kopp, Frau Volejnik, in der Kooperation ihrer beiden Unternehmen geht es um „New Work“. Sie haben dabei ein Spannungsfeld zwischen Mensch, Organisation und Technologie ausgemacht. Warum?

Anna Kopp:  Durch die und mit der Digitalisierung wird auch die komplette Arbeit, so wie wir sie bisher kannten, auf den Kopf gestellt. Und diese Veränderungen müssen in Gänze abgebildet werden. Es reicht also nicht, den Mitarbeitern einfach eine neue Arbeitsumgebung hinzustellen mit den Worten „Nun macht mal!“, sondern es gilt, mit Trainings und beispielsweise neuen Arbeitszeitmodellen diesen Wandel zu begleiten, denn er ist vielfältig und nicht mal eben so zwischendurch zu bewältigen – ein Spannungsfeld eben.

… das sich wie konkretisiert?

Anna Kopp:
Auf mehreren Ebenen. Erstens: Durch die digitale Transformation ändert sich auch die Art des Arbeitens. Das klassische Nine-to-Five hat ausgedient, es kommt nur noch in den seltensten Fällen dazu, dass Mitarbeiter von morgens bis Dienstschluss konzentriert an einem einzigen Platz an einer einzigen Sache arbeiten. Sie kollaborieren in Teams, machen eine Videokonferenz mit dem Kunden, chatten mit Kollegen an anderen Orten, arbeiten aus dem Home-Office und werden in den kommenden Jahren sicher auch vermehrt in Virtual- und Augmented-Reality-Umgebungen tätig sein.

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Ulrike Volejnik: Daran anknüpfend sorgen, zweitens, diese unterschiedlichen Arbeitsstile dafür, dass sich auch die Arbeitswelten daran anpassen müssen. Hierarchische Strukturen mit etwa Einzelbüros werden immer seltener, Netzwerke und interdisziplinäre Labore prägen die Arbeit mehr und mehr. Drittens ist es natürlich auch eine Herausforderung Kunden und Partnern gegenüber. Wenn sich dort ebenfalls die Geschäftsmodelle, Arbeitsstile und Prozesse ändern, muss sich auch der Lieferant anpassen, um mit ihnen im Geschäft zu bleiben. Kurzum: Es sind gewaltige Umbrüche im Gange, und diese erzeugen eben das Spannungsfeld.

Und wie lösen Unternehmen dieses auf?

Anna Kopp: Es ist wie bei allen gänzlich neuen Dingen: Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter an die Hand nehmen, den Wandel begleiten, ihnen Technologien und tiefgreifende strukturelle Änderungen nicht einfach nur überstülpen. Letztlich müssen sie aber auch dicke Bretter bohren und an Dinge herangehen, die sozusagen bis dato tabu waren …

… dazu gehören?

Anna Kopp: Beispielsweise der Vertrauensarbeitsort, den wir bei Microsoft sehr erfolgreich gemeinsam mit dem Betriebsrat eingeführt haben. Mut zur Veränderung betrifft in dem Spannungsverhältnis beide Seiten, sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Welche Bereiche umfasst denn diese Courage zum Wandel?

Anna Kopp: Das Unternehmen in seiner Gänze. Die Trias aus Mensch, Organisation und Technologie bedeutet auch, dass viele Bürowelten nicht mehr zeitgemäß für New Work sind. Wenn die Arbeitsformen wie beschrieben sich gleich mehrmals an einem einzigen Tag völlig voneinander unterscheiden, sich Hierarchien auflösen und mehr Teamarbeit gefragt ist, dann muss sich das auch in der Arbeitsumgebung spiegeln lassen. Und das gilt erst recht für die Technologie.

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Inwiefern?

Ulrike Volejnik: Kollaboratives Arbeiten ist kein Kaffeekränzchen, sondern eine modernere, zielorientierte Form der Teamarbeit. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die eingesetzten Softwarelösungen etwa auch weltweit teamfähig und intuitiv bedienbar sein müssen, damit niemand auf der Strecke bleibt. Wir erleben in diesem Zusammenhang bei Kunden auch immer wieder Generationenkonflikte. Digital Natives beispielsweise sind mit Netflix und WhatsApp groß geworden. Deren Einfachheit und Agilität erwarten diese Mitarbeiter auch im Arbeitsprozess. Denen können sie es nicht mehr vermitteln, dass bestimmte Funktionalitäten eines Programms erst langwierig genehmigt und daraufhin freigeschaltet werden.

Anna Kopp: Richtig. Diese Art des „German-Over-Engineering“ muss überkommen werden. In der Plattformökonomie geht es darum, Probleme schnell zu lösen, in kleinen Teams zügig Konzepte zu entwickeln und agil erste Piloten zu liefern. Diesen Umständen muss sich die Software und deren Nutzung anpassen lassen, ganz klar.

Agilität und Schnelligkeit sind wichtig – aber Qualität doch auch. Ist das nicht ein weiterer Punkt für das von Ihnen definierte Spannungsfeld?

Ulrike Volejnik: Exakt, und das ist auch einer der Gründe, warum wir uns für die gemeinsame Projektarbeit entschieden haben. Es geht darum, kollaborativ und agil zu einem Ergebnis zu kommen. Aber das muss am Ende auch belastbar sein. Keinem nützt ein Softwareprodukt mit dem coolen Frontend, wenn die Arbeit damit nicht der internen Compliance entspricht oder der Datenschutz verletzt wird.

Wie gestaltet sich das mit der belastbaren Software dann in der Praxis?

Ulrike Volejnik: Nehmen wir beispielsweise Office 365. Hier prüfen wir, wie ein Unternehmen und seine Teams überhaupt kollaborativ arbeiten, wie sie kommunizieren und welche Methodik dahinter liegt. Und erst dann entscheidet sich, wie und mit welchen Funktionalitäten der Roll-out vonstattengehen soll.
Unternehmen können sich bei diesem Prozess aber künftig auch stärker von der Technologie selbst unterstützen lassen.

Wie meinen Sie das?

Ulrike Volejnik: Nun, wenn ich als Organisation meine Arbeitsumgebung ändern will, ändern muss, dann kann mir Technologie dabei assistieren. Ich kann etwa Augmented- und Virtual-Reality einsetzen, um die neuen Arbeitswelten lebensnah zu planen. Ich kann Büroräume künftig smart machen. Sensoren melden sich automatisch, wenn Räume nicht genutzt sind, regeln Licht und Heizung selbsttätig ein und melden sich dank Predictive Maintenance bereits im Vorfeld, wenn ein Raum eventuell nicht mehr benutzbar sein wird.

Anna Kopp: Darüber hinaus sollten sich Unternehmen aber auch immer vor Augen führen, dass New Work richtig umgesetzt die Mitarbeiter begeistert und Raum für mehr Ideen schafft. Diese Art des Arbeitens ist effizienter und optimiert Prozesse sehr intensiv. Nur: Man muss die Mitarbeiter von der ersten Minute an mitnehmen, von ihnen Feedback einfordern, sie dafür begeistern. Schließlich sind sie es auch, die damit ihr Arbeitsleben lang mit umgehen werden müssen.

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Über die Experten

 


Anna Kopp

studierte Internationale Kommunikation bei der International Business Institute of University Stockholm und entschied sich dann nach Deutschland zu gehen. Seit 1993 in der IT Branche und seit 15 Jahre bei Microsoft. Seit 4 Jahre ist sie IT Director und seit 2017 ist sie auch Geschäftstellenleiterin für das HQ Schwabing, und setzt sich für die neue Arbeitswelt ein, vor allem evangelisiert sie flexible Arbeitsmodelle und setzt sich für alle Arten von Diversity and Inclusion ein.


Ulrike Volejnik

ist seit 2012 Mitglied der Geschäftsleitung der T-Systems Multimedia Solutions GmbH. Zuvor war sie in verschiedenen Positionen im Bereich Produktmanagement bei der Deutschen Telekom tätig und bekleidete mehrere leitende Positionen bei der T-Systems Multimedia Solutions. Seit Anfang 2019 verantwortet sie darüber hinaus in der T-Systems die Business Area New Work, die mit rund 500 Mitarbeitern den Digitalen Arbeitsplatz von morgen bei Unternehmen gestaltet.