Enterprise Messenger: Welches Tool sich für Ihr Unternehmen eignet


EU-Datenschutz-Grundverordnung setzt eindeutige Anforderungen voraus – Umfangreiche Entscheidungsmatrix zur Auswahl lässt keine Fragen offen.

Direkter, schneller, digitaler – nach einer Untersuchung der Marktforscher von Respondi nutzen mittlerweile mehr als die Hälfte aller Arbeitnehmer bereits eine Messenger App, um mit den Kollegen zu kommunizieren. Moderne Unternehmen wollen mit den Apps auch ihre Produktivität steigern sowie die interne und externe Kommunikation verbessern. Doch nicht nur das: Die cleveren Tools sind mittlerweile selbst im Projektmanagement gefragt, bieten Funktionen wie Kalenderintegration oder Task Management. Der Vertrieb bindet seine CRM-Systeme in Enterprise Messaging Tools, um unterwegs Kundendaten sowie Angebote jederzeit einsehen zu können. Und auch die Vertreter von Human Resources sind auf den Geschmack gekommen. Enterprise Messaging Tools können als Schnittstelle beispielsweise das Onboarding besonders effizient im kommunikativen Prozess unterstützen.

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Allerdings: „So nützlich sie auch sind, sollten Unternehmen bei der Auswahl entsprechender Tools unbedingt auf die Qualität achten, beispielsweise in Sachen Sicherheit“, sagt Ulf-Jost Kossol, Head of Social Business Technology bei T-Systems Multimedia Solutions. Insbesondere werde die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) eine entscheidende Rolle spielen. Denn bereits ab Mai 2018 drohen denjenigen Unternehmen potenziell hohe Strafen, die den erhöhten Compliance- und Datenschutzanforderungen durch die Verwendung von unsicheren Messaging Tools nicht nachkommen. Beispiele für Fehlverhalten des Unternehmens: das Adressbuch des Nutzers darf nicht mehr gespeichert werden, Messaging-Metadaten zu sammeln und zu analysieren, ist nicht gestattet, Daten dürfen nicht außerhalb der Europäischen Union gespeichert werden, es muss eine Option zur vollständigen Daten- und Nutzerlöschung geben, ebenso ein vollständig durchsuchbares Messaging-Archiv und alle personenbezogenen Daten müssen sich pseudonymisieren lassen. Kurz und gut: „Auch bei Messenger Apps kommt auf Unternehmen wegen der EU-DSGVO jede Menge Arbeit zu“, so Ulf-Jost Kossol.

Worauf es bei den Messenger Apps ankommt, können Unternehmen in einer detailreichen Entscheidungsmatrix sehen, die das Team der T-Systems Multimedia Solutions zusammengestellt hat. Hier können Unternehmen sehr schnell erkennen, welche der Applikationen tatsächlich für sie geeignet sind. Ein zuverlässiger Kompass in Sachen Enterprise Messenger.

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Denn ohne entsprechende Vorabrecherche sollten Unternehmen keine Entscheidung treffen. Angesichts der EU-DSGVO-Vorschriften bedeutet das für Firmen, die ein entsprechendes Tool etablieren wollen: Es muss sich sowohl an den Bedürfnissen der Endnutzer als auch an den Anforderungen der IT-Sicherheit orientieren. Denn erst wenn sich der Einkäufer des Tools und der IT-Sicherheitsbeauftragte eines Unternehmens einig sind sowie Wünsche und Sorgen beider Stakeholder bedient werden können, sollte über die Einführung neuer Software nachgedacht werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt im Kontext Security ist die leidige Diskussion um das Hosting der Messenger App. Denn in den meisten Fällen gibt es moderne Tools nur noch aus der Cloud, was einige Unternehmen immer noch durch die Bank ablehnen, selbst wenn die zugehörigen Server in Deutschland stehen. Richtig eingesetzt bringt Cloud-Technologie aber ein zusätzliches Maß an Sicherheit. Gerade vor zahlreichen neuartigen Bedrohungsszenarien und Cyber-Attacken schützt konventionelle On-Premise-Sicherheitstechnologie nicht. Außerdem ist der Einsatz von Cloud-Technologie gerade für mobile Produktivität eine Grundvoraussetzung.

Bevor jedoch die richtige Anwendung gefunden ist, müssen sich Unternehmen zudem gleich dreier kritischer Faktoren bewusst sein, um die Enterprise-Messaging-Lösung unternehmensweit erfolgreich zu implementieren:

Use-Case-Definition: Um den Mehrwert des Einsatzes zu garantieren, müssen im Vorfeld die unternehmensspezifischen Use Cases genau definiert werden. Dies ist für eine effektive Nutzung seitens der Mitarbeiter und eine Bewertung der Fortschritte unabdingbar.

Management Support: Unabhängig von der Größe der Unternehmen bedarf es für den erfolgreichen Rollout einer neuen Anwendung der vollen Unterstützung seitens des Managements. Wird ein neues Tool nicht auf höchster Ebene vorgelebt, ist eine bereichsübergreifende und effektive Nutzung nur schwer zu realisieren.

Changemanagement & Schulungen: Selbst wenn das Gros der Mitarbeiter mittlerweile Messaging Apps aus dem privaten Umfeld gewohnt ist, muss das Bewusstsein für eine Anwendung im Beruf stets neu geschaffen werden. In Schulungen geht es nicht primär um funktionelle Aspekte, sondern vielmehr um konkrete Anwendungsfälle, anhand derer die Mitarbeiter lernen, wie sie mit dem Tool produktiver arbeiten können.

Fazit: Eine Enterprise Messenger App kann sehr sinnstiftend sein – wenn sie ins Unternehmen passt. Denn allein aus Sicherheitsgründen sind längst nicht alle dieser Applikationen geeignet.

 

Über den Experten

Ulf-Jost Kossol ist seit 2012 in der Funktion des Managing Consultant (Head of) Social Business Technology für die T-Systems Multimedia Solutions tätig. Er ist bekennender Social-Media-Enthusiast und glaubt unaufhörlich an das vernetzte Unternehmen. Schon während seiner 14-jährigen Offizierslaufbahn bei der Bundeswehr machte er sich, in Zeiten der new economy und dem frühen Web-2.0-Zeitalter, nebenberuflich selbstständig und wechselte im Jahre 2009 schließlich zur T-Systems Multimedia Solutions. Seit Februar 2016 ist er nun auch stellvertretender Vorsitzender für den Arbeitskreis "Social Media" des BVDW. Interne Kommunikation und Zusammenarbeit sowie der Dialog mit Kunden und Partnern sind für ihn die Treiber der Digitalen Transformation.