Zusammenarbeit digital gedacht

Firmeninterne Vernetzung ermöglicht es, die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, Wissen intern verfügbar zu machen und Innovationen voranzutreiben. Dafür benötigt es einen Wandel in der Kommunikation. Doch bevor Unternehmen direkt neue Kommunikationslösungen wie etwa Messenger einführen, müssen sie sich mit ihren Prozessen und ihrer Kultur befassen. Ulf-Jost Kossol, Head of Social Business Technology bei Telekom MMS, erklärt, was dabei zu beachten ist, und warum die Einführung moderner Intranets und Kollaborationsplattformen ein wichtiger erster Schritt in Richtung digitales Unternehmen ist.

Um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, brauchen Unternehmen digitale Instrumente für die Kommunikation und Zusammenarbeit:
Wie hat sich das Thema im Laufe des letzten Jahres entwickelt?

Wie man zukünftig zusammenarbeitet, wird immer mehr zum Dreh- und Angelpunkt der digitalen Transformation, die nahezu alle unsere Kunden in unterschiedlicher Intensität erfasst. Viele Unternehmen haben für ihre Weiterentwicklung neue Stellen und Positionen, manchmal sogar eigene Digital-Abteilungen eingerichtet. Daneben ist es für viele Unternehmen wichtiger geworden, den Dialog mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden zu suchen, um schnell auf neue Anforderungen und veränderte Bedürfnisse reagieren zu können.

Eine Voraussetzung dafür ist interne und externe Vernetzung. Was treibt Unternehmen dazu an?

Themen wie „Mitarbeiterbeteiligung“, „Innovationskraft“, „Wissen teilen und vermehren“ sowie natürlich „Wettbewerbsfähigkeit“ und „Wachstum“ spielen in jeder Unternehmensstrategie eine Rolle – so verschieden diese auch sein mögen. Für die interne Vernetzung sind moderne Intranets und Zusammenarbeitsplattformen unabdingbar, weil sie eine neue Arbeitsatmosphäre schaffen, die der Dynamik und den Marktanforderungen gerecht  werden. Wir werden immer öfter auch zurate gezogen, wenn es darum geht, diese Initiativen strategisch zu verankern. Unternehmen setzen viel Hoffnung in die Modernisierung und Erneuerung interner Arbeitsweisen und Prozesse.

Telekom MMS wurde im Rahmen des „Social Business Vendor Benchmark 2017“ der Experton Group als Topleader im Bereich „Social Transformation – Consulting & Integration“ ausgezeichnet: Wo muss Ihrer Einschätzung nach am stärksten umgedacht werden?

Auch wenn es banal klingt: Das Umdenken fängt schon damit an, nicht zu früh in technologischen Lösungen zu denken, sondern sich vorher ernsthaft mit der Kultur und dem Reifegrad der eigenen Organisation zu befassen. Wenn die Hausaufgaben gemacht worden sind, kann Technologie eine gute Unterstützung sein. Gepaart mit einer offenen Fehlerkultur und genügend Neugier können Unternehmen damit neue Effekte für die Zukunftssicherheit ihres Geschäfts erzielen.

Was genau bedeutet das?

Das zeigt sich zum Beispiel darin, dass Pilotprojekte für ausgewählte Nutzer und Teams eingerichtet werden, in deren Rahmen Fehler gemacht werden dürfen und auch gemacht werden sollen. So können Unternehmen daraus lernen und das Feedback gewinnen, das ihre Digitalisierungsprojekte auf eine Erfolgsspur bringt.

Die Ausgaben für Social Business sollen sich im Laufe der nächsten drei Jahre mehr als verdoppeln: In welche Bereiche werden Unternehmen am meisten investieren?

Das kommt darauf an, wo sie stehen. Wer die Reise zum vernetzten Unternehmen gerade erst beginnt, sollte vor allem in die Analyse und die strategische Verankerung investieren. Hilfreich sind auch Pilotprojekte für die wichtigsten Anwendungsfälle. Organisationen, die bereits erste Projekte abgeschlossen haben, stabilisieren, indem sie mehr Anwendungsfälle ausrollen werden. Ein kritischer Zeitpunkt, der viel Aufmerksamkeit benötigt, entsteht, wenn dies von der Ebene einzelner Projekte auf die gesamte Organisation übertragen wird. Und für alle, die schon mit Stolz auf einen erfolgreichen Rollout zurückblicken, werden neue Felder interessant: etwa Gamification-Ansätze, um mit spielerischen Elementen die Motivation der Nutzer zu steigern, oder Automatisierung, um zum Beispiel auf Basis von künstlicher Intelligenz Analyseprozesse zu beschleunigen.

Im privaten Bereich nutzen Konsumenten längst mobile Apps und Messenger. Wie beeinflusst deren Verhalten die Arbeitswelt – und welche Rolle spielen die Mitarbeiter dabei?

Es ist eigentlich ganz einfach: Mit etwas Verzögerung finden Trends aus dem  privaten Bereich fast immer auch Einzug in den beruflichen Alltag. So haben wir das bei Blogs, Wikis und Social Networks erlebt. Und so wird das sehr wahrscheinlich auch bei Messengern der Fall sein. Wichtig ist dabei, nicht die gleichen Fehler zu wiederholen.

Das heißt?

Es reicht nicht, solche Instrumente einfach aufzusetzen. Auch Messenger Apps werden keine Selbstläufer sein, sondern mit der Einführung ist viel Arbeit verbunden. Wichtig ist es im Vorfeld, gemeinsam mit Mitarbeitern zu klären, wie sie kommunizieren und zusammenarbeiten wollen, und Vorteile und Nutzung der Instrumente immer wieder zu erklären. Dann werden Enterprise Messenger sicherlich für viele attraktiver. Das hat übrigens auch Konsequenzen für den gesamten Digital Workplace: Das Modell „Eine Plattform für alles“ hat mehrheitlich ausgedient! Unternehmen müssen sich darauf einstellen, für verschiedene Zielgruppen unterschiedliche Tools und Möglichkeiten anzubieten. Das können in Zukunft eben auch Messenger sein. In unserem Whitepaper haben wir einige bekannte Lösungen untersucht und die Vor- und Nachteile detailliert beleuchtet.

Muss es immer die professionelle Lösung sein? Könnten Unternehmen nicht auch Skype oder Whatsapp nutzen, die günstiger sind und die die meisten Nutzer aus dem privaten Bereich kennen?

Viele machen das heute genauso. Beziehungsweise dulden es Unternehmen, dass ihre Mitarbeiter sich der frei verfügbaren und bekannten Tools bedienen, weil es kein professionell eingeführtes Angebot gibt. Ich warne davor, ernsthaft in Erwägung zu ziehen, Teamzusammenarbeit mit Tools wie WhatsApp zu gestalten. Es gibt viele Argumente dagegen. Es gibt immer noch offene Fragen mit Blick auf Datenschutz- und Datensicherheit. Außerdem lässt sich WhatsApp schlecht in den digitalen Workspace des Unternehmens integrieren – was aber notwendig wäre. Die Nutzung ist schlicht unkontrollierbar.

Wo geht Ihrer Meinung nach die Reise in den nächsten Jahren hin?

Social Business bündelt Themen wie interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Das gehört zu Kernkompetenzen von Unternehmen und wird zu einer Standarddisziplin. Wir sehen das vor allem an dem etwas konkreteren Begriff „Digital Workplace“. Der hat heute seinen festen Platz, mit Blick auf das Thema interne Zusammenarbeit, und ist hoch relevant, wenn es um die Neugestaltung von Prozessen geht – und zwar branchenübergreifend. Etwas anders sieht es heute bei Partnern und Kunden aus. Da befinden sich viele Unternehmen noch immer in der Orientierungsphase, haben zum Beispiel die Einsatzmöglichkeiten externer Communities weder erkannt noch ausgeschöpft. Erst wenn sie hier aufholen, werden Mitarbeiter, Partner und Kunden in der digitalen Welt immer weiter zusammenrücken und somit die Grundlage für Erfolg bilden.

Über den Experten

Ulf-Jost Kossol ist Head of People Experience für die Telekom MMS. Bis 2020 war er in der Funktion des Managing Consultant (Head of) Social Business Technology tätig. Er ist bekennender Social Media-Enthusiast und glaubt unaufhörlich an das vernetzte Unternehmen. Schon während seiner 14-jährigen Offizierslaufbahn bei der Bundeswehr machte er sich, in Zeiten der new economy und dem frühen Web-2.0-Zeitalter, nebenberuflich selbstständig und wechselte im Jahre 2009 schließlich zur Telekom MMS. Seit Februar 2016 ist er nun auch stellvertretender Vorsitzender für den Arbeitskreis "Social Media" des BVDW.